Libro Primero · Título Quinto Capítulo Primero. Disposiciones generales

El Registro Civil, es la institución por medio de la cual, el Estado inscribe y da publicidad a los actos constitutivos o modificativos del estado civil de las personas, por cuya razón, sus asientos e inscripciones hacen prueba plena.

Para garantizar el Derecho a la Identidad, todos los registros de nacimiento llevados a cabo en las Oficialías del Registro Civil serán gratuitos. El Oficial del Registro Civil expedirá sin costo la primera copia certificada del acta de registro de nacimiento, misma que será entregada dentro de las primeras cuarenta y ocho horas por parte de los oficiales del registro civil, quienes estarán habilitados para realizar el presente trámite. (Ref. P.O. No. 20, 7-III-25)

Con el objeto de cumplir con lo previsto en el párrafo anterior, los hospitales públicos y privados deberán dar aviso al Registro civil de los nacimientos, dentro de las primeras doce horas posteriores a este, a fin de que la representación del Registro Civil lleve a cabo el trámite de registro de nacimiento, previo al egreso del recién nacido. (Adición P.O. No. 20, 7-III-25)

En la Entidad, estará a cargo de la Dirección Estatal del Registro Civil y los Oficiales del Registro Civil, autorizar los actos del estado civil de las personas y extender las actas relativas al nacimiento, reconocimiento de hijos, adopción, matrimonio, divorcio administrativo y defunción, así como inscribir las ejecutorias de discernimiento de tutela, las de pérdida de la capacidad o limitación de ésta para administrar bienes, la declaración de ausencia, la presunción de muerte y el divorcio judicial. (Ref. P. O. No. 41, 14-V-19)

Para inscribir los actos a que se refiere el párrafo anterior, se utilizarán los formatos que autorice la Dirección Estatal del Registro Civil, los que deben llenarse en forma mecanográfica y mediante los sistemas electrónicos e informáticos que ésta establezca. (Ref. P. O. No. 41, 14-V-19)

El Registro Civil del Estado, se coordinará con la Dirección General del Registro Nacional de Población de la Secretaría de Gobernación del Gobierno Federal, para llevar a cabo la asignación de la Clave Única del Registro Nacional de Población y deberá remitir un tanto de las actas que se inscriban en las Oficialías del Registro Civil, a fin de integrar el Archivo Nacional y establecer, de manera conjunta, los procedimientos registrales.

El Registro Civil se integra por:

I.La Dirección Estatal del Registro Civil;

II.El Archivo Estatal del Registro Civil, que contendrá tanto la base de datos de los registros electrónicos, como los documentos que conforman las actas del Registro Civil y sus apéndices; y

III.Las Oficialías del Registro Civil, las cuales se ubicarán y crearán en los términos que establezca el Reglamento Estatal del Registro Civil, de acuerdo con los requerimientos del servicio a la población.

Las Oficialías del Registro Civil estarán a cargo de los funcionarios denominados Oficiales del Registro Civil, quienes tendrán fe pública en el desempeño de sus funciones. El nombramiento de estos funcionarios estará a cargo del Director Estatal del Registro Civil, de acuerdo a lo que establezca el Reglamento Estatal del Registro Civil.

En las actas del Registro Civil intervendrán: el Oficial del Registro Civil que autoriza, los particulares que soliciten el servicio público, sus representantes legales, en su caso, y los testigos que corroboren el dicho de los particulares, quienes atestiguarán el acto. Todos deberán firmar las actas, mismas que llevarán el sello de la Oficialía. Si alguna persona de las mencionadas no supiese firmar o no pudiese hacerlo, se asentará la razón por la cual no lo hace e imprimirá la huella digital de su pulgar derecho, salvo imposibilidad material, en cuyo caso el Oficial, discrecionalmente, autorizará se imprima la huella de otro de los dedos, señalando de cuál se trata y por qué razón se eligió.

Las actas del Registro Civil se referirán exclusivamente a los hechos relativos a los actos según su naturaleza, mismos que no podrán ser sino aquéllos que se mencionan en el presente Código.

Una vez inscritas, firmadas y autorizadas las actas, el Oficial del Registro Civil conservará el primer ejemplar para formar los volúmenes que se concentrarán en la Oficialía, entregará el correspondiente al interesado y remitirá a la Dirección Estatal del Registro Civil los restantes, incluyendo el registro electrónico del acta de que se trate; la Dirección se encargará de efectuar su distribución a las dependencias o instituciones que ésta determine.

Los Oficiales del Registro Civil, bajo su más estricta responsabilidad, cuidarán que, con los tantos correspondientes a la Oficialía, se formen los volúmenes de actas y se generen los registros electrónicos correspondientes para integrar debidamente los archivos.

Si se perdiera o destruyera alguna de las actas o volúmenes que integran el Archivo Estatal del Registro Civil, se repondrán con copia certificada del duplicado que se conserve o, en su defecto, imprimiendo el registro electrónico correspondiente, asentando que se trata de una reposición y la causa de ello.

En estos casos se dará aviso al Ministerio Público para que proceda a efectuar la investigación correspondiente y cuando corresponda ejercite la acción penal.

En relación a cada una de las actas del Registro Civil que se levanten, deberá integrarse un apéndice con los documentos que le sirvan de antecedentes, haciéndose mención de ellos en las propias actas.

Toda persona puede solicitar copia certificada de las actas del Registro Civil; los Oficiales y el Director Estatal del Registro Civil estarán obligados a extenderlas.

La certificación se podrá realizar a partir del registro electrónico del acta o del documento que obra en el Archivo Estatal del Registro Civil.

Asimismo, se podrán expedir certificaciones automáticas, mediante sistemas informáticos, a partir del registro electrónico del acta del Registro Civil; certificaciones que deberán contar con elementos de seguridad que acrediten su autenticidad y validez legal e impidan su falsificación.

La Dirección Estatal del Registro Civil, podrá convenir con autoridades, preferentemente del Registro Civil, de otras entidades de la República Mexicana y del Servicio Exterior Mexicano, a efecto de que éstas puedan generar certificaciones automáticas.

Para obtener copia de los documentos del apéndice, se requiere mandamiento de autoridad judicial competente.

Cuando ocurra la pérdida o destrucción de actas o libros, así como de sus registros electrónicos, independientemente de su fecha o forma de asiento y no existan ejemplares que permitan su reposición, podrá solicitarse a la Dirección Estatal del Registro Civil, la generación de un nuevo registro que substituya al anterior.

La Dirección Estatal recibirá la solicitud de reposición acompañada de las pruebas de la existencia de los documentos perdidos o destruidos y recabará, en su caso, las pruebas que considere necesarias; desahogadas las mismas, resolverá en un plazo no mayor a cinco días hábiles y, de resultar procedente, autorizará un nuevo registro en el que se consignará esta circunstancia y dará aviso a la Oficialía del Registro Civil que corresponda. Cuando se niegue el nuevo registro, el interesado podrá acudir a la autoridad judicial, en los términos establecidos por el Código de Procedimientos Civiles del Estado de Querétaro.

No podrá asentarse en las actas, ni por vía de nota o advertencia, algo que no debe ser declarado para el acto mismo a que las actas se refieren y lo que esté expresamente prevenido por la ley. Cualquier anotación extraña se tendrá por no puesta y será sancionada con multa equivalente a sesenta veces el salario mínimo general diario vigente en la zona. En casos graves, se solicitará a la autoridad correspondiente la destitución del Oficial responsable, sin perjuicio de las sanciones a que se hubiere hecho acreedor de acuerdo con las leyes y reglamentos aplicables.

Los actos del Registro Civil son estrictamente formales, por lo que para su validez es necesaria la presencia del Oficial del Registro Civil y el uso de las formas y sistemas electrónicos e informáticos referidos con anterioridad, pero la asistencia personal de los interesados puede suplirse con un mandatario, cuyo nombramiento conste en escritura pública.

El Oficial del Registro Civil podrá acordar, a petición de parte interesada, trasladarse a otro lugar dentro de su jurisdicción, fuera de su oficina, para levantar un acta.

En la formación de las actas del estado civil, se observarán las reglas generales siguientes:

I.En todos los ejemplares de las actas, se adherirá la Clave Única del Registro Nacional de Población, salvo en los actos jurídicos que por su naturaleza no lo requieran y así lo determine la Dirección Estatal del Registro Civil;

II.En todas las demás actas y en los registros electrónicos, se transcribirá la Clave Única del Registro Nacional de Población, siempre y cuando el registro de nacimiento se haya realizado durante o después de 1982 y éste cuente con la clave correspondiente. Igualmente se deberá transcribir la clave en las copias certificadas de las actas que se expidan;

III.Los testigos que intervengan en la inscripción de las actas del Registro Civil, deberán ser mayores de edad, prefiriéndose los que designen los interesados, aún cuando sean sus parientes; declararán bajo protesta de decir verdad luego de escuchar las advertencias sobre las penas en que incurren quienes declaran falsamente ante una autoridad;

IV.Elaborado el registro electrónico, se imprimirá una copia de prueba que será leída por el Oficial del Registro Civil o empleado registrador, para conocimiento de los interesados y testigos. Verificado por los interesados que los datos se asentaron correctamente, se imprimirán los originales y se firmarán por quienes deban hacerlo; si alguien no pudiera o se encontrara impedido para ello, se procederá en los términos del presente Capítulo;

V.Los interesados, tienen derecho a imponerse por sí mismos del tenor del acta o de designar persona que a su nombre la lea;

VI.Si comenzado algún acto, éste se entorpeciere porque las partes se nieguen a continuarlo o por cualquier otro motivo, se suspenderá la elaboración del registro electrónico y, en su caso, se inutilizará el acta, glosándose los ejemplares en el volumen correspondiente, con la anotación de las causas por las cuales no se concluyó el acto. Esta razón será suscrita por el Oficial;

VII.Los ejemplares de que consta el formato para la inscripción de actas, una vez asentada, se glosarán de inmediato en sus respectivos volúmenes, entregando a los interesados el que les corresponda; asimismo, se encriptará el registro electrónico, pasando a formar parte de la base de datos del archivo electrónico del Registro Civil;

VIII.Los registros electrónicos y formatos deberán llenarse con números arábigos y con letras, de acuerdo con los datos que requieran los espacios que los mismos contengan. Por ningún motivo se anotarán en ellos abreviaturas o siglas;

IX.No se harán raspaduras, ni enmendaduras, ni se borrará lo escrito. Cuando se hagan anotaciones equivocadas, se cancelará el acta y se elaborará una nueva;

X.Al efectuar la inscripción y generarse el registro electrónico de las actas, no deberán dejarse espacios en blanco; si por algún motivo no pudiera anotarse cualquier dato, los espacios que deban ocupar se cerrarán con guiones;

XI.Generados los registros electrónicos, únicamente podrán modificarse cuando previamente se agoten los procedimientos administrativos que prevé el presente Código o por mandato judicial de la autoridad competente; y

XII.A los documentos presentados por los interesados, que formen parte de los requisitos para la celebración del acto, se les anotará la Clave Única de Registro Nacional de Población de los solicitantes, siempre y cuando ésta ya les haya sido asignada con anterioridad, se sellarán y archivarán en legajos con sus respectivos índices.

La nulidad de un acta inscrita, la falsedad de las actas del Registro Civil, su rectificación, modificación y la inscripción de actos que, ocurridos, no hubieren sido registrados en tiempo, sólo podrán declararse en sentencia judicial.

En tratándose de actos no registrados en tiempo, deberá observarse lo dispuesto en el Capítulo Noveno de este mismo Título.

La inscripción de actas decretada por la autoridad judicial, respecto de aquéllas no registradas en tiempo, retrotrae los efectos del registro a la fecha en que ocurrieron realmente y para los efectos legales se entenderá que se efectúo su registro en tiempo.

Las declaraciones falsas para obtener el registro de un acto del estado civil que no fue real o para simular que pasó al amparo de las leyes nacionales, provoca la nulidad del acta. La resolución judicial que la declare ordenará la consignación de los responsables, para que el ministerio Público proceda en los términos del Código Penal del Estado de Querétaro, sin perjuicio de las sanciones que para estos casos fija la Ley General de Población.

Para acreditar el estado civil adquirido por los mexicanos fuera del territorio nacional, bastarán las constancias que para su prueba se requieran, según las leyes del lugar donde se haya registrado el acto. Los interesados deberán presentar las constancias al Registro Civil de su domicilio, observando lo dispuesto en el Código Federal de Procedimientos Civiles, por cuanto a su legalización. Asimismo, podrán presentarse las constancias u otros medios de prueba que resulten necesarios para cumplimentar los datos que señala el presente Código y que deben tener las actas del estado civil correspondiente. Satisfechos estos extremos, se hará la inscripción y la generación de los registros electrónicos que correspondan, debiendo formularse las actas conducentes.

Si el registro de los actos a que se refiere el artículo anterior, se lleva a cabo dentro de los ciento ochenta días siguientes a la fecha en la cual los interesados reingresan al país, los efectos de su registro se retrotraerán a la fecha del registro en el extranjero. Pasado ese lapso, los actos sólo tendrán efectos en el Estado a partir del momento de su inscripción en la Oficialía respectiva.

Para la inscripción de los actos del Registro Civil, los interesados dispondrán del plazo que este Código señale en forma específica para cada uno de ellos; su prórroga estará sujeta a las leyes y reglamentos aplicables.

En las actas del Registro Civil, se harán las anotaciones que establece la ley y las que se relacionen con otros actos que respecto de la misma persona estén inscritos. Cuando las anotaciones deban ser hechas fuera del Estado, la Dirección girará los exhortos correspondientes, por los conductos legales.

Los actos y actas del estado civil, relativos al Oficial, a su consorte y a los ascendientes y descendientes de cualquiera de ellos, no podrán ser autorizados por el mismo Oficial.

Tratándose de la celebración de actos del estado civil en que intervengan extranjeros, deberá exigirse:

I.Que el extranjero acredite su legal estancia en el país; y

II.Tratándose de matrimonio o divorcio entre un nacional y un extranjero o entre extranjeros, deberá exhibirse el permiso expedido por la Secretaría de Gobernación en que se autorice la celebración del acto.