Libro primero · Título Cuarto Capítulo I. Disposiciones generales

El Registro Civil es una institución de orden público e interés social a través del cual el Estado hace constar y da publicidad de manera auténtica, a la vez que sistematiza la información, de todos los actos y hechos jurídicos constitutivos, modificativos y extintivos del estado civil de las personas garantizando su identidad, mediante la intervención de servidores dotados de fe pública.

El funcionamiento del Registro Civil está a cargo de la Dirección General del Registro Civil, cuya estructura, organización y facultades se regulará en el Reglamento del Registro Civil, éste determinará, además, los servidores dotados de fe pública en el ejercicio de la función registral civil.

Los Oficiales del Registro Civil tienen a su cargo autorizar los actos del estado civil y extender las actas relativas a nacimientos, matrimonios y defunciones; así como realizar las anotaciones en las actas respectivas en los casos de reconocimiento de hijos, reconocimiento de la identidad de género, adopción, divorcio, e inscripción de las ejecutorias que declaren la ausencia, la presunción de muerte, la tutela y la pérdida o limitación de la capacidad legal para administrar bienes.

Las inscripciones de los actos del estado civil, se harán en formatos especiales, los cuales deberán contar con las medidas de seguridad que determine la Dirección General del Registro Civil. El llenado de las actas se podrá realizar de manera mecanográfica o automatizada.

El empleo de formatos no autorizados para el asentamiento de actas y expedición de certificaciones, traerá como consecuencia la nulidad del acta y la destitución del responsable.

Las actas serán levantadas en tres tantos, los cuales serán destinados para el Archivo Estatal del Registro Civil, la Oficialía y el interesado. Los datos asentados deberán aparecer invariablemente sin modificación alguna en todos los tantos.

La Dirección General del Registro Civil proporcionará la información correspondiente al Instituto Federal Electoral, al Instituto Nacional de Estadística y Geografía, y al Registro Nacional de Población e Identificación Personal, haciéndolo de manera automatizada a través de archivos electrónicos o en su caso proporcionando una copia autorizada del registro levantado.

Los formatos de asentamiento de las actas del Registro Civil estarán constituidos por tres secciones:

I.Encabezado: contendrá el escudo nacional, el nombre de Estados Unidos Mexicanos y del Estado de Guanajuato, la Clave Única de Registro de Población, la Clave de Registro e Identificación Personal que corresponda y el tipo de acta. Por la naturaleza de la emisión de la Clave Única de Registro de Población, ésta no aparece en las actas de nacimiento;

II.Localización del acta: contendrá el nombre y número de la Oficialía, localidad y municipio donde se ubica, número de libro, número de acta y la fecha de registro; y

III.Cuerpo del acta: en la cual se asentarán los datos generales de todos los que intervengan en el acta, firmas y huellas dactilares si el acto lo requiere; así como el nombre y firma del Oficial del Registro Civil y sello de la Oficialía.

Una vez llenados los requisitos del formato de asentamiento del acta y leída por el Oficial del Registro Civil a los interesados, y a los testigos si se trata de matrimonio, lo firmarán todas las personas que hubieren intervenido, y si alguno no puede hacerlo, se imprimirá su huella dactilar.

En caso de que existiera imposibilidad física de alguno de ellos para imprimir la huella dactilar, el Oficial del Registro Civil hará constar esta situación mediante la nota correspondiente.

Si alguno de los interesados quisiere imponerse por sí mismo del contenido del formato de asentamiento del acta, podrá hacerlo; y si no supiere leer, uno de los testigos, designado por él, leerá aquél.

Una vez que los interesados expresen su conformidad con el contenido del acta, el Oficial del Registro Civil procederá a autorizar el acto jurídico con su firma y sello oficial.

Todas las firmas de los comparecientes, testigos y el Oficial del Registro Civil, deberán ser de manera autógrafa; por lo que respecta a las huellas dactilares, éstas podrán ser recabadas a través de medios electrónicos o cualquier otro medio tecnológico que permita su almacenamiento, conservación e impresión legible.

Si un acto comenzado se entorpeciese porque las partes se nieguen a continuarlo o por cualquier otro motivo, se inutilizará el formato, marcándolo con dos líneas transversales y expresándose el motivo del porqué se suspendió; razón que deberá firmar el Oficial del Registro Civil.

Si antes de que el Oficial del Registro Civil autorice con su firma y sello el acta, se nota que existen múltiples errores ortográficos, mecanográficos y de trascripción (sic), se podrá cancelar el formato correspondiente y se dará de baja de acuerdo con lo que señale el Reglamento del Registro Civil.

Al levantarse las actas se observarán las prevenciones siguientes:

I.Las actas se numerarán en forma progresiva; no se dejará ningún renglón entero en blanco; en los casos en que por la esencia del acto no deba asentarse algún nombre o circunstancia, se inutilizará el renglón con una sucesión de guiones;

II.Tanto el número ordinal, como el de las fechas o cualquiera otro, estarán escritos en número;

III.En ningún caso se emplearán abreviaturas, salvo los nombres que sean transcritos fielmente;

IV.No se permitirá raspadura alguna, ni tampoco se permitirá borrar lo escrito;

V.Cada doscientas actas del mismo tipo, o menos, cuando no se alcance ese número de registros anualmente en una Oficialía, constituirán un volumen encuadernado. La encuadernación la hará la Dirección General del Registro Civil; y

VI.A cada volumen se integrará el índice alfabético de las actas, que se formará de acuerdo con el primer apellido de la persona o personas de cuyo registro se trate, según el acto, y será autorizado por el Oficial del Registro Civil.

Una vez levantada el acta, no se podrá cancelar ni modificar dato alguno, salvo cuando lo ordene la autoridad judicial o lo disponga expresamente la ley.

En los casos en que lo disponga expresamente este Código, el Reglamento del Registro Civil o cuando lo ordene la autoridad judicial, se deberán efectuar anotaciones en las actas del estado civil. Dichas anotaciones se harán en hoja adherida al acta que corresponda, tanto en el libro original como en duplicado, a la vez que se capturarán en el sistema automatizado de datos del Registro Civil.

Las anotaciones de todo acto del estado civil relativas a otros ya registrados, forman parte del acta y por ningún motivo deberán omitirse o cancelarse, salvo cuando lo ordene la autoridad judicial o lo disponga expresamente la ley.

Cuando una anotación esté asentada en un acta que no le corresponde, presente deficiencias en su redacción, errores en los datos de localización o contenga discordancias con el documento o acta que le dio origen, se procederá a su cancelación y, en su caso, al asentamiento de la anotación que corresponda. Toda cancelación se hará conforme al procedimiento que señale el Reglamento del Registro Civil.

Si se perdiere o destruyere alguno de los libros o actas del Registro Civil, se sacará inmediatamente copia autorizada de cualquiera de los otros resguardos que se tengan en el Archivo Estatal del Registro Civil o en las Oficialías correspondientes.

El Director General del Registro Civil cuidará de que se cumpla esta disposición y a ese efecto, la autoridad en cuyas oficinas haya ocurrido la pérdida o destrucción dará los avisos correspondientes.

El estado civil de las personas sólo se comprueba con las actas del Registro Civil. Ningún otro documento ni medio de prueba es admisible para comprobar el estado civil, salvo los casos expresamente exceptuados en la ley.

Cuando no se hayan asentado los registros, se hayan perdido, estuvieren ilegibles, mutilados o faltaren las hojas en que se pueda suponer se encontraba el acta, se podrá recibir prueba del acto o del hecho de que se trate; pero si uno sólo de los registros se ha inutilizado y existe el otro ejemplar o un resguardo de éste en el Archivo Estatal del Registro Civil o en el archivo de la Oficialía correspondiente, se tomará la prueba del que se tenga, sin admitir de otra clase. En estos casos y a efecto de la reposición de las actas del Registro Civil, se seguirá el procedimiento señalado en el Reglamento del Registro Civil.

Los formatos para asentamiento y expedición de actas, serán proporcionados por la Dirección General del Registro Civil, la cual determinará en el Reglamento del Registro Civil los requisitos para la celebración de cada acto del estado civil, conforme a lo establecido en este Código.

Los documentos relacionados con cada acto constituirán el apéndice de que se trate y a cada uno se elaborará una carátula frontal que contendrá los datos referentes al tipo y número de acta, así como la relación, clasificación y periodo de conservación de los documentos, mismos que serán rubricados por el Oficial del Registro Civil en cada hoja y llevarán una numeración progresiva.

Los apéndices serán conservados en los términos de la Ley de Archivos Generales del Estado y los Municipios de Guanajuato.

El Oficial del Registro Civil o la Dirección General del Registro Civil, podrán asentar en los registros y las expediciones de copias certificadas, observaciones o advertencias relativas a las circunstancias del documento sin que se modifiquen los datos del acta, así como las anotaciones previstas en la ley.

Cuando los interesados no puedan concurrir personalmente podrán hacerse representar por un apoderado especial para el acto, cuyo nombramiento conste en escritura pública.

Los testigos que intervengan en las actas del Registro Civil serán mayores de edad, prefiriéndose los que designen los interesados, aun cuando sean sus parientes.

Los Oficiales y empleados administrativos del Registro Civil no podrán ser testigos en los actos que ante ellos se celebren.

La falsificación de las actas y la modificación, corrección o inserción en ellas de circunstancias o declaraciones prohibidas por la ley, causará la destitución del personal administrativo o del Oficial del Registro Civil que la haya realizado, sin perjuicio de las penas que la ley señale para el delito que corresponda, y de la indemnización de daños y perjuicios. También será causa de destitución, el asentamiento de actos del estado civil omitiendo alguno de los requisitos que la legislación vigente exija para ellos.

Los vicios o defectos que haya en las actas, sujetan al Oficial del Registro Civil a las sanciones que señale el Reglamento del Registro Civil, y cuando se encuentren en los supuestos previstos por el artículo 142-A de este Código producirán la nulidad del acta, misma que tendrá que ser declarada judicialmente.

Los archivos de las Oficialías del Registro Civil estarán constituidos por los libros registrales originales y apéndices, así como los resguardos electrónicos, digitales o técnicos correspondientes.

El Archivo Estatal del Registro Civil estará conformado por libros registrales duplicados y éstos a su vez con resguardos electrónicos, digitales o técnicos que permitan la conservación de la información registral.

Toda persona puede pedir certificaciones de las actas y los apéndices del Registro Civil, y los Oficiales y la Dirección General del Registro Civil, estarán obligados a proporcionarlas.

Las Oficialías del Registro Civil podrán expedir certificaciones de actas que se encuentren en la base de datos del Archivo Estatal del Registro Civil, siempre y cuando cuenten con los medios técnicos para acceder a ella.

Se podrá subsanar al expedir las certificaciones, la oscuridad o deficiencias en la redacción de las actas en los casos y modalidades que determine el Reglamento del Registro Civil.

Las copias certificadas de las actas del Registro Civil se harán en formatos previamente establecidos, los cuales deberán contar con las medidas de seguridad que determine la Dirección General del Registro Civil, y se autorizarán con el sello oficial y la firma autógrafa o impresión de firma digitalizada.

La Dirección General del Registro Civil determinará en su Reglamento, los medios por los cuales podrá ser verificable la firma digitalizada.

Las actas del Registro Civil extendidas conforme a las disposiciones que preceden, hacen prueba plena en todo lo que el Oficial del Registro Civil, en el desempeño de sus funciones, da testimonio de haber pasado en su presencia, sin perjuicio de que el acta pueda ser redargüida de falsa.

Lo asentado por el Oficial del Registro Civil y las declaraciones de los comparecientes, hechos en cumplimiento de lo mandado por la ley, hará fe hasta que legalmente se haya declarado su falsedad. Lo que sea extraño al acta no tiene valor alguno.

Los actos y actas del estado civil, relativos al Oficial del Registro Civil, a su cónyuge, hermanos, ascendientes y descendientes de cualquiera de ellos, no podrán autorizarse por el mismo Oficial, serán autorizadas por el Oficial de la adscripción más próxima o por la persona que para el efecto designe la Dirección General del Registro Civil.

A la inscripción de los actos del estado civil adquiridos en el extranjero por mexicanos se le denomina Inserción; para lo cual, los interesados deberán presentar las actas o documentos en que se haga constar el acto del estado civil de que se trate, sujetándose respecto al valor legal de los mismos a lo previsto por el Código Civil Federal y el Código Federal de Procedimientos Civiles. Los requisitos de procedencia de las Inserciones se regularán por el Reglamento del Registro Civil.

Podrán insertarse las ejecutorias a que hace mención el artículo 37 de este Código, que hayan sido dictadas en el extranjero respecto de mexicanos, siempre y cuando se cumpla la homologación dispuesta por el Código Federal de Procedimientos Civiles. Se exigirá igualmente la homologación de las sentencias ejecutorias extranjeras de adopción o divorcio, y en su caso las de reconocimiento de hijos.

En sus faltas temporales, los Oficiales del Registro Civil serán sustituidos por quien designe la Dirección General del Registro Civil, acorde a su Reglamento.

La Dirección General del Registro Civil cuidará que las Oficialías y el Archivo Estatal del Registro Civil cumplan con sus obligaciones y facultades establecidas en este Código y en el Reglamento del Registro Civil, pudiendo inspeccionarlas en cualquier momento.

En todos los casos comprendidos en el presente Capítulo, en los que se disponga que los Jueces o Magistrados deban hacer saber una comunicación, remitir oficios, certificaciones o cualquier otro documento al Oficial del Registro Civil, para efectos de anotaciones, cancelaciones o notas marginales, se podrá hacer uso de los medios electrónicos mediante un mensaje de datos que contenga su firma electrónica certificada, para cumplimentar dichas disposiciones, y los funcionarios receptores deberán acusar el recibo electrónico correspondiente.

El Oficial y el personal administrativo del Registro Civil que no cumplan las prevenciones mencionadas en este Capítulo, serán sancionados conforme a (sic) Ley de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos del Estado de Guanajuato y sus Municipios, sin perjuicio de lo previsto por el artículo 54 de este Código.